こんにちは、整理収納アドバイザーの堀内紀子です。

 

うっかりしていると溜まってしまう、ご家庭内の書類をどのように管理されていますか？

特に各種領収書や支払い明細は、破棄するタイミングが分かりづらく、ゴチャゴチャしやすいですね。

 

今回は、書類の整理方法をご紹介します。

まずは、なぜ取って置きたいのかを考えるところから始めましょう。
ただ漠然と取って置いても、溜まる一方で収集がつかなくなります。

 

先ず、取っておく目的を明確にしましょう。

目的が決まれば保管期間も決まります。

もしも取っておく目的設定で迷ったり、心配に感じたりした時は、過去にどんなシーンで必要になったか、無くて困った事があったかを思い出してみて下さい。
過去の経験が未来を教えてくれます。

 

保管期間が法律で定められている帳票類はそれに従って下さい。
ちなみに、永久に保存が義務付けられている帳票類はありません。

 

昨今は、企業のペーパーレス化も進み、支払い明細書などをwebで確認できるようになってきました。

本当に紙で必要なのか、webで済ませられないか検討しましょう。
入ってくる間口を狭くするのも、整理の一貫です。

 

領収書やレシートなどの書類について、一般的に考えられる目的と保管期間を参考までに上げてみました。

• 支払い確認のため：引き落としを確認したら破棄
• お客様番号等が知りたい：常に最新の領収書1枚を保管

 

• 正しく引き落とされたかを確認するため：確認できた時点で破棄

 

• 家計簿に記載するため：記入が済んだら破棄
• 品質に問題があった場合の返品・交換のため：1週間

 

• 購入店が分かるように：保証期間まで保証書と一緒に保管

 

• 確定申告に必要：年度末の確定申告まで

 

• 確定申告に必要：青色申告7年間・白色申告5年間

 

書類の保管は、後から探しやすく破棄しやすいことが大切です。
それを踏まえて、保管方法の例をご紹介します。

返品・交換を想定する場合、家計簿に記載後1週間保管。

専用フォルダーに入れ、保管と破棄をローテーションさせます。
例えば、月曜日のレシートは次週の月曜日に破棄し、新たに受け取ったレシートを入れて、常に1週間分のみが手元に残るようにします。

 

 

 

レシートや公共料金、クレジット関係など、保管する書類が複数ある場合は、ファイルをまとめた方がスッキリ整理できます。

 

 

保管と破棄の循環が滞ると、ゴチャゴチャしたり紛失したり、問題が発生しやすくなります。

自分で決めたル―ルを守る事が大切です。

個人事業主さんや副収入のある方は、領収書を保管する必要があります。
確定申告の時期になって慌てないように、日頃から整理をしておきたいですね。

 

クリアファイルと個別フォルダーを使って管理する方法をご紹介します。

• クリアファイル：12枚
• 個別フォルダー：1枚
• ファイルボックス：1個

 

1.

クリアファイルに、1～12月までラベルを貼ります。

 

 

このクリアファイルに、領収書を受け取ったら入れていきます。
帳簿に計上する時に、予め月別に分類されていると楽ですし、サイズの違う領収書をまとめやすいです。

 

2.

個別フォルダーに、1～12月のラベルを貼ったクリアファイルを入れます。

 

 

個別フォルダーのタイトルに、鉛筆で現年と破棄する年を記入します。
鉛筆で書くのは領収書を破棄した後、消して再利用するためです。

 

3.

ファイルボックスに個別フォルダーを入れて保管します。

 

 

中身が見えない方が良い場合は、蓋付きのファイルボックスを使うと良いでしょう。

 

 

ファイルボックスは色々なデザインが市販されています。
好みや使い勝手に合わせて選んで下さい。

 

 

このファイルボックを「税金用」として、領収書の他に「源泉徴収票」「保険料払込証明」「自動車税・車検」などを入れても管理しやすいと思います。

 

その際は、1つの個別フォルダーに1種類の書類を挟んで保管するのが原則。
例えば「保険料払込証明」の個別フォルダーには、保険料払込証明のみを挟みます。

 

シュレッダー、はさみ、個人情報保護スタンプなども有ると便利ですね。

 

書類は受け取ったらすぐに保管ルールに従って片付けると、後々面倒にならずに済むと思います。

この一手間が、心と時間のゆとりに繋がるのです。

また、保管ルールはシンプルが1番。

ご自分が無理なく実行できるルールを考えましょう。