就活生必見!就職活動時、企業に送る封筒の書き方と送付マナー -文字の大きさ・敬称・封筒の裏・郵送方法など図解付き-

執筆者: 小原 悦子 職業:人材育成コンサルタント

こんにちは、人材育成コンサルタントの小原悦子です。

 

学生のみなさんにとって主な通信手段といえば、メールが一番にあげられるでしょう。

年賀状やお誕生日カードも、メールで贈る人、多いですよね。 

その反面、手紙や葉書を書くことがなくなってきたのではないでしょうか。


しかし、就職活動では応募に必要な提出書類を送ったり、お礼状や内定承諾書を送ったり、何かと郵送する機会が増えてきます。
さらに、社会へ出ると、仕事として郵便物を送ることが毎日のようにあります。


今回は「企業に送る封筒の書き方~就活編~」についてお話しいたします。

 

企業に送る封筒はどう書けばいい?
必要な道具を揃える
  • 封筒…白無地で、書類を折らずに入れられるサイズのものを選びます。
  • 筆記用具…黒インクのペン(万年筆またはボールペン)。赤インクのボールペン。
  • のり…封筒の封をするときはスティックのりやのりを使います。セロテープやステープラ(ホッチキス)は使いません。
  • 切手…切手料金は内容物の重さによって決まります。先に内容物と封筒の重さを量り、適切な料金分の切手を用意します。切手料金がわからない場合は、表書きの後、封をしたものを郵便局の窓口に持って行き、切手料金を支払います。
  • 宛先…受取人の住所、郵便番号、会社名、部署名、役職、氏名など相手にちゃんと届くよう、正確な情報を手元に用意します。

 

きちんとした印象を与えるために

封筒の印象も大切です。きちんとした印象が与えられるように心がけましょう。

 

  • 文字…誤字脱字がないよう、正しい文字を楷書で丁寧に書くように心がけます。丸文字、くぎ字、マンガ字など癖の強い字や読みにくい字は読みにくいばかりでなく、良い印象を与えません。誰が見ても読みやすい字で書きましょう。
  • 文字の大きさ…封筒の表の文字は、相手の姓名を一番大きく書きます。続いて会社名、住所の順となります。
  • レイアウト…基本的には縦書きで書きます。右端から住所、中央に相手の姓名、その右横に会社名、部署名を書きます。

 

宛名のポイント
住所や会社名を略さずに書く

(ex.) × 1-2-3            →   1丁目2番3号
(ex.) × 東京住井(株)→   東京住井株式会社

正しい敬称を書く
  • (ex.) 会社名だけの場合

    →東京住井株式会社 御中

  • (ex.) 会社名+部署   

    → 東京住井株式会社 人事部人事課 御中

  • (ex.) 会社名+部署+役職名

    →東京住井株式会社
      人事部人事課
      採用担当者 殿

  • (ex.) 会社名+部署+役職名+個人名

    →東京住井株式会社
      人事部
      人事部長 田中 肇 様

 

人事部長の文字は小さく書きます。

 

封を開けなくても分かるように

封を開けなくても内容物がわかるように明記します。
例えば、履歴書を送る場合は、左下に【履歴書在中】【応募書類在中】と赤で記入し、かっこでくくったり、枠を付けたりして目につくようにします。

 

 

封筒の裏には何を書く?

封筒の裏には3つの項目を書きます。

 

  1. 封筒の左上に投函する月日を書きますが、年は書きません。
  2. 封筒の中央、または左縦の中央より下に差出人(自分)の住所+氏名+大学名+学部を書きます。
  3. 郵便番号は住所の下に書きます。
  4. 最後に、きちんと準備した提出書類と添え状を封筒の中に入れて、のりを付けて封をします。きちんと封をしたら、封の上に「〆」と書きましょう。これは「×」ではなく、「〆」=封をしめるという意味の漢字です。

 

 

投函時の注意点

いよいよ投函(ポストに郵便物を入れること)ですが、その前に、正しい料金の切手を貼ることを忘れないように注意してください。

切手を貼るときは、上や左に適当な空間をとり、歪まないようにきちんと貼るよう心がけましょう。

 

定形外郵便で送る場合

切手料金はサイズ+重さで決まります。履歴書や書類を折らずに送る場合は定形外郵便です。

また、重さによっても切手代が変わってきますので、郵便局の窓口で出した方が安心ですね。

 

料金不足に注意!

料金不足の場合は相手に不足料金を支払わせることになり、迷惑をかけてしまいます。

さらに、悪い印象を与えることにもなりかねません。

また、相手が不足料金の支払いを拒否した場合、せっかく用意した書類が戻ってくることになり、提出期限に間に合わないことになるかもしれません。


細かい点まで書きましたが、封筒の書き方は、あなたの性格や熱意、さらには事務能力や常識のレベルを表すものでもあります。

心を込めて丁寧に仕上げ、印象アップに繋げましょう。

 
 コラムニスト情報
小原 悦子
性別:女性  |   職業:人材育成コンサルタント

幼いころから、日本舞踊と書道を習っていまして、お作法を身につけました。
また、客室乗務員時代は接客・サービス、ビジネスマナーやコミュニケーションスキルを実践的に身につけました。
これらの経験を活かして、1990年から客室乗務員CAや有名企業を目指す方々の就職指導をしています。さらに、企業のビジネスマナーやコミュニケーションの研修・講演も行っています。また、大学院・大学の非常勤講師(秘書学・ビジネスマナーなど)も務めています。
みなさんもマナーでより良い人間関係を築き、楽しい毎日にしていきましょう。

 

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