こんにちは、マナー・研修講師の岡部佳子です。

電話での話し方ひとつで、会社の印象が左右されます。

「会社の代表」としての意識を持って応対するように心掛けましょう。

「迅速」「正確」「簡潔」「丁寧」がポイントです。

正しい姿勢、笑声（明るくはっきりとした声）で、ゆっくりと聞き取りやすい言葉を使って話します。

その際には、言葉遣いに気を付けた丁寧な対応も忘れないようにしましょう。
しっかりと相手の話を聞き、タイミングよく受け答えをします。

また、聞き漏れがないようにメモを取りながら応対しましょう。

いつ電話がきても相手をお待たせしないために、メモやカレンダー、内線番号表などの資料をすぐに取り出せるように準備をしておきましょう。

呼び出し音は3回以内に出て、挨拶と名乗りをしましょう。
3回以上お待たせした場合は「お待たせしました」、5回以上の場合は「大変お待たせしました」とご挨拶します。

名乗りの後は相手を確認しますが、相手が自ら名乗らない場合にはこのタイミングで尋ねましょう。

取り次ぎをする際には、必ず保留ボタンを使って、長く待たせないようにします。
もし伝言を承った場合には正確に聞き取り、伝言メモを活用して、名指し人に責任を持って伝えなければなりません。

その際のメモは、見間違えないように丁寧な文字で、簡潔にまとめて正確に書きましょう。

電話を掛ける前に、掛け間違いや名前の読み間違えなどがないよう、先方の情報を確認し、話す内容をまとめておきましょう。

相手が出たら名乗りと挨拶をします。

取り次いで貰った場合には、名指し人が電話口に出た段階で改めて名乗りと挨拶をして下さい。

合せて、相手の都合を確認してから本題に入りましょう。