レシートや領収書をすっきり保管するには?ファイルボックスを使った収納方法

執筆者: 堀内 紀子 職業:整理収納アドバイザー
はじめに

こんにちは、整理収納アドバイザーの堀内紀子です。

 

うっかりしていると溜まってしまう、ご家庭内の書類をどの様に管理されていますか?

特に各種領収書や支払い明細は、破棄するタイミングが分かりづらく、ゴチャゴチャしやすいですね。

 

今回は、書類の整理方法をご紹介します。

保管の目的と期限を考えよう

そもそも、なぜ取って置きたいのかを考えるところから始めましょう。
ただ漠然と取って置いても、溜まる一方で収集がつかなくなります。

 

目的を決める

先ず、取っておく目的を明確にしましょう。

目的が決まれば保管期間も決まります。


もしも取っておく目的設定で迷ったり、心配に感じたりした時は、過去にどんなシーンで必要になったか、無くて困った事があったかを思い出してみて下さい。
過去の経験が未来を教えてくれます。

 

期限を決める

保管期間が法律で定められている帳票類はそれに従って下さい。
ちなみに、永久に保存が義務付けられている帳票類はありません。

 

間口を狭くする

昨今は、企業のペーパーレス化も進み、支払い明細書などをwebで確認できる様になってきました。

本当に紙で必要なのか、webで済ませられないか、等を検討しましょう。
入ってくる間口を狭くするのも、整理の一貫です。

 

保管の目的と期間の目安まとめ

一般的に考えられる目的と保管期間を参考までに上げてみました。

公共料金(電気・ガス・水道)の領収書
  • 支払い確認のため:引き落としを確認したら破棄
  • お客様番号等が知りたい:常に最新の領収書1枚を保管

 

クレジットカードの利用控と支払明細書
  • 正しく引き落とされたかを確認するため:確認できた時点で破棄

 

スーパー等のレシート
  • 家計簿に記載するため:記入が済んだら破棄
  • 品質に問題があった場合の返品・交換のため:1週間

 

家電等で保証期間のある製品のレシート
  • 購入店が分かるように:保証期間まで保証書と一緒に保管

 

医療費の領収書
  • 確定申告に必要:年度末の確定申告まで

 

経費として計上する領収書
  • 確定申告に必要:青色申告7年間・白色申告5年間

 

家庭の書類の保管方法

書類の保管は、後から探しやすく破棄しやすい事が大切です。
それを踏まえて、保管方法の例をご紹介します。

レシートの保管

返品・交換を想定する場合、家計簿に記載後1週間保管。


専用フォルダーに入れ、保管と破棄をローテーションさせます。
例えば、月曜日のレシートは次週の月曜日に破棄し、新たに受け取ったレシートを入れて、常に1週間分のみが手元に残るようにします。

 

 

その日に家計簿に記入できない事も想定して、未処理を入れる所があると便利です。
入れる時は、一日分をクリップでまとめましょう。 

 

一括保管

レシートや公共料金、クレジット関係等、保管する書類が複数ある場合は、ファイルをまとめた方がスッキリ整理できます。

 

 

保管と破棄の循環が滞ると、ゴチャゴチャしたり紛失したり、問題が発生しやすくなります。

自分で決めたル―ルを守る事が大切です。

確定申告に必要な領収書の整理

個人事業主さんや副収入のある方は、領収書を保管する必要があります。
確定申告の時期になって慌てないように、日頃から整理をしておきたいですね。

 

クリアファイルと個別フォルダーを使って管理する方法をご紹介します。

用意するもの
  • クリアファイル:12枚
  • 個別フォルダー:1枚
  • ファイルボックス:1個

 

作り方

1.

クリアファイルに、1~12月までラベルを貼ります。

 

 

このクリアファイルに、領収書を受け取ったら入れていきます。
帳簿に計上する時に、予め月別に分類されていると楽ですし、サイズの違う領収書をまとめやすいです。

 

2.

個別フォルダーに、1~12月のラベルを貼ったクリアファイルを入れます。

 

 

個別フォルダーのタイトルに、鉛筆で現年と破棄する年を記入します。
鉛筆で書くのは領収書を破棄した後、消して再利用するためです。

 


3.

ファイルボックスに個別フォルダーを入れて保管します。

 

 

中身が見えない方が良い場合は、蓋付きのファイルボックスを使うと良いでしょう。

 

 

ファイルボックスは色々なデザインが市販されています。
好みや使い勝手に合わせて選んで下さい。

 

 

その他の利用法

このファイルボックを「税金用」として、領収書の他に「源泉徴収票」「保険料払込証明」「自動車税・車検」等を入れても管理しやすいと思います。

 

その際は、1つの個別フォルダーに1種類の書類を挟んで保管するのが原則。
例えば「保険料払込証明」の個別フォルダーには、保険料払込証明のみを挟みます。

書類や領収書の管理のポイント
  • 何のために保管するのかを明確にする。
  • 保管期限を明確にする。
  • 破棄しやすい方法で保管する。
  • あちこちバラバラに置かない。
  • テーマを決めてグループにする(「連絡・お知らせ」「契約書」「金融・保険」「税金」など)。

 

シュレッダーはさみ、個人情報保護スタンプ等も有ると便利ですね。

 

おわりに

書類は受け取ったら直ぐに、保管ルールに従って片付けると、後々面倒にならずに済むと思います。この一手間が、心と時間のゆとりに繋がるのです。


また、保管ルールはシンプルが1番。

ご自分が無理なく実行できるルールを考えましょう。

 コラムニスト情報
堀内 紀子
性別:女性  |   現在地:千葉県  |   職業:整理収納アドバイザー

整理と収納の案内人 整理収納アドバイザーの堀内 紀子です。

首都圏を中心に、整理収納アドバイザー2級認定講座や整理収納と風水に関するセミナーを開催しております。また、自分に合った整理収納を実践したい,一人でやるのは不安.と言った声にお応えして、お客様のご自宅で実践を兼ねた個人レッスンも承っております。

モノを整理して生活環境を整える事が幸せにつながる道
「Road to Happiness.」です。
皆さんの「幸せにつながる道」応援します。

<取得資格>
整理収納アドバイザー1級
整理収納アドバイザー2級認定講師
風水アドバイザー
インテリアコーディネーター

Road to Happiness.~整理収納と風水~ 
URL:http://www.seiri.kirara.st/

Twitter:https://twitter.com/oneirpompe

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