こんにちは、マナー講師のやまだ理沙です。

ビジネスシーンでの電話のやりとりや対応は、顔が見えません。

電話応対は会社のイメージにもなりますので、いつでも「感じの良い丁寧な印象」を相手に与えたいものです。

それには、心の込めた対応と、丁寧な正しい言葉遣いが大切です。

暗い低い声で電話に出るのは良くありませんよね。

相手に不快な思いをさせてしまいます。

「声の第一印象」は、会社のイメージにもつながります。

相手は用事があって電話をしてきています。

「○○さんに伝えてもらいたい」「××について知りたい」など、相手の電話の目的を知り、きちんと理解して把握しましょう。

相手が急いでいる時は、声のトーンや話す速度で分かるものです。

急いでいるようなときは、手短に済むように話しましょう。

その場では用件を覚えたつもりでいても、後になって忘れてしまうこともあります。
必ず、メモをとる習慣をつけましょう。

「お待たせいたしました」

電話には、できるだけ3コール以内で出るようにしましょう。

「お電話が遠いようなのですが…」

「ただいま代わりますので少々お待ちくださいませ」

「○○は外出しておりまして、△時ごろ戻る予定でございます。いかがいたしましょうか」

「かしこまりました。○○が承りました。申し伝えます」

「○○会社の××と申します。いつもお世話になっております」

まず、「◎◎さんでいらっしゃいますか？」と確認します。

そして「今、お時間よろしいでしょうか？」とたずねます。

「恐れ入りますが、○○課の△△さんはいらっしゃいますでしょうか」

「○○会社の××です。いつもお世話になっております。◇◇の件ですが…」

このように、名乗った後に用件を言います。

「またこちらからかけ直しますので、電話があった旨をお伝えください」

電話は顔が見えないからこそ、美しい正しい言葉で、明るく丁寧に応対しましょう。