マナー講師直伝!仕事メールの基本的な書き方・返信・催促の仕方

ビジネスメールの書き方マナー。相手に好感をもたれるメール本文の書き方、返信の仕方、催促メール送信時の注意点など。

執筆者: やまだ理沙 職業:マナー講師
ビジネスメールの基本的なマナー

こんにちは、マナー講師のやまだ理沙です。

ビジネスで使用するメールとプライベートで使うメール。

文面や言い回しなど、きちんと区別をしていますか。

SNSが普及している中、公私混同していないでしょうか。

 

正しいビジネスメールの書き方を教わる機会は意外と少ないもの。

今回は、基本的なビジネスメールの書き方やマナーについてご紹介します。

 

 

ビジネスメールの典型的なパターンをマスターしよう!

ビジネスメールの本文と言えば、一般的によく使われる基本構成は次の通りです。

 

1. 宛名 「△△株式会社 ○○様」
2. あいさつ文 「いつもお世話になっております。」
3. 自分を名乗る 「○○の山田です。」
4. 用件を分かりやすく書き、詳細を伝える
※こちらの事実を伝えて、相手の状況を丁寧に尋ねる
5. 結びのあいさつ
6. 署名

 

これらのことが順番にきちんと書かれていたら、社会人としてマナーがあり、読みやすくて良いビジネスメールです。
相手が読みやすく、分かりやすい文章を書くように心がけましょう。

返信のマナー

今はパソコンだけではなく、スマホや携帯からも、いつでもメールのチェックをすることができます。

移動中でも容易にやりとりができる環境です。

 

早く返信が欲しい人もいますので、可能な限り24時間以内に返事を返すのが良いでしょう。

もし返信が遅くなってしまった場合は「返信が遅くなり、申し訳ございません」と一言添えて返信するようにしましょう。

催促メールを送るなら

催促するメールを送る場合は、きつい言い方や失礼に当たらないように気をつけます。
相手に必要なことを伝えつつ、わかりやすい文面を心がけましょう。

  • 「お忙しいところ大変恐縮ですが、再度連絡いただけますでしょうか。」
  • 「大変恐縮ですが、内容を確認していただけますでしょうか。」
  • 「恐れ入りますが、至急ご確認いただきますよう、よろしくお願いいたします。」


催促メールでは、自分のことばかり主張するのは避けるべきです。

相手の状況が分からないのですから、言葉を選んで丁寧に書きましょう。

メールを書き終わったら、チェック!
誤字脱字はないか

メールを書き終わったら、もう一度読み返して誤字、脱字がないかチェックします。

 

内容が分かりにくくないか

表現が丁寧でも、文章がまとまっていなくて内容が分かりにくいメールになっていないか?

いくつも用件がある場合は箇条書きにすると読みやすくなります。

 

添付ファイルの容量が大きすぎないか

また添付ファイルを送る場合、添付前に容量もチェックしましょう。

容量の小さいメールサーバーで仕事をしている人もいますので、大きすぎるファイルではないか確認します。

 

おわりに

メールは顔が見えない分、お互い心地の良いやりとりができるようにしたいですよね。

 

こういったマナー、気遣いも大切です。

参考にしてみてください。

 
 コラムニスト情報
やまだ理沙
職業:マナー講師

大学卒業後、企業にて秘書、受付業務を経てマナー講師になる。
「貴方のカウンセリングルーム」にてカンファレンススタッフ。

言葉遣い、立ち振る舞い、ビジネスシーンでのマナーをしっかり身につけ、トータルバランスの取れた大人の女性を目指します。

□資格
メンタル心理カウンセラー
上級メンタル心理カウンセラー
秘書検定2級
紅茶コーディネーター

HP  http://www.would0828.webnode.jp/