こんにちは、マナー・研修講師の岡部佳子です。

訪問先で与える印象は、その後のビジネスに影響してきます。

全ての人に見られていると言う意識を持ち、面談相手以外の人にも礼儀正しく接することが大切です。

好印象を与え、スムーズに商談が行える7つのポイントをご紹介します。

突然訪問することは、大変失礼に当たります。

また、確実に面会するためには、必ず事前にアポイントを取りましょう。

その際には、必要事項の確認をします。

• 用件
• 同行者の人数
• 所要時間
• 日時
• 対応してもらえる人数及び部署や役職

訪問時にスムーズに商談が行えるように、事前準備をしておきます。

• 訪問先までの交通ルートの確認と所要時間の逆算。
• 訪問先の基本情報を調べておく。
• 用件を整理し、必要書類や資料、名刺を準備。

受付とはいえ、そこは既に相手方の会社です。

気を引き締めて行動しましょう。

• 約束の10分前には到着し、コートは相手の会社に入る前に脱いで、身だしなみを整える。

• 受付の方に対しては、礼儀正しく挨拶をして、取り次ぎをお願いする。
• 椅子があっても、勧められるまで座らないこと。

特に案内がない場合でも、おろおろせずにスマートに振る舞います。

• 案内者の指示に従い、勧められた席に着席。席の指定がない場合には下座に座ります。指示がない場合には座らずに待ちましょう。
• 荷物は足元に置き、コートは内側を表にたたんで脇に置きます。

重要なポイントです。

打ち合わせだけではなく、その前後の気配りも忘れずに。

• 担当者が入室してきたら、既に座っていても立ち上がって挨拶。
• 着席を勧められたら、相手が座ってから「失礼します」と言って着席。
• 手土産がある場合は、挨拶が終わって商談・打ち合わせに入る前に渡します。
• 突然、本題に入るより、少し雑談を。場が和んだり、相手の人柄が分かり、商談が進めやすくなります。
• 用件が終わったら、原則的に訪問者から話を切り上げます。

最後まで気を抜かないようにしましょう。

• 見送りを受けたら、入り口やエレベーターの前などで、見送り不要の旨を伝えてお礼を述べます。

• コートやマフラー、手袋などは外に出てから身に着けます。

職場に戻ってからのフォローも大切になってきます。

• 必要に応じて上司に報告。
• 訪問先の担当者にお礼を伝えます。

特にビジネスで訪問する場合には、礼儀正しい立振舞いが重要であることは言うまでもありません。しかし、「段取り八部」と言われるように、商談を成功させるためには、アポイントや事前準備を綿密にしておくことが大切です。

ぜひ、あなたのビジネススキルとして取り入れてみて下さい。