こんにちは、マナー・研修講師の岡部佳子です。

Eメールは簡単に送ることができ、大変便利なコミュニケーションツールです。

それだけに自己流にならないように配慮して、分かりやすい内容で、相手に対して失礼のない対応をすることが重要です。

特性を理解して、ポイントを押さえた書き方をしましょう。

• 記録に残る為、聞き違いのトラブルを回避できる
• 時間を気にせずに送信できる
• 場所を選ばず、手軽に送受信できる
• 複数個所に一斉に送ることができる
• カラー映像・音楽・資料などを、すぐに送ることができる

• 受信者がすぐに見てくれるとは限らない
• 感情が伝わりにくい
• 相手の反応が分からない
• セキュリティーが不安

• パソコンの時刻は、正確に設定しておく
• 受信したら24時間以内に返信する
• 送信前に相手のアドレスを登録する際は、敬称をつける
• 複数に送る場合は宛先「TO」「CC」「BCC」を、うまく使い分ける
• 件名は必ず記入する
• 返信時の「Re」は同じ内容であればそのまま、話題が変わったら新たな件名に書き換える

件名はとても大切なポイントです。

20文字以内を目安に、内容をイメージできるような言葉を入れるといいでしょう。

短く具体的に、分かりやすく書くことが肝要です。

1. 宛先
2. 書き出し（挨拶などを簡潔に書きましょう）
3. 名乗り（自分の会社名・名前）
4. 本文（用件）
5. 結び
6. 署名（自動で表示されるように、設定しておくと便利です）

1メール1案件が基本です。

• 1行の文字は35字以下に
• 内容ごとに1行あける
• 簡潔に書く
• 5W3Hや箇条書を活用

あいまいな表現は避けましょう。

機種依存文字を使わないように注意しましょう。

• 重要度の高い順
• 緊急度の高い順
• 結論・結果→理由・原因
• 時間経過順
• 興味が持てる順

• 引用した文章の内容は、書き換えない
• 何度も引用を繰り返さない

• 容量に配慮する（1Mを目安に、大きなファイルは圧縮する）
• ファイルの種類を確認する
• ウィルスチェックをする

• 文章の適切性
• タイピングミス
• 添付忘れ

これらに気をつけて、Eメールを送りましょう。 

重要度が高い場合には、送信後に電話を入れて確認をすることもお忘れなく。