テンプレート例文付き!会社へ送る、就職活動メールの書き方

執筆者: 小原 悦子 職業:人材育成コンサルタント
はじめに

こんにちは、人材育成コンサルタントの小原悦子です。

 

就職活動中の学生さん向けに、実例を交えたメールの書き方をご紹介します。

 

読みやすいメールを書くコツ

メールの特徴を踏まえて、簡潔に分かりやすく、正確にメール作成をします。

簡潔に、分かりやすくするためのポイント
  • 文体は「です、ます」を使う
  • 一文を長々と続けないよう心がける
  • ビジネス文書で使われる簡潔な表現である「箇条書き」を活用する
  • 段落ごとに1行空ける

 

 

最後に全てチェックをする

上記でもお話したように、作成を終えたメールは、すぐに送信してはいけません。


「宛先のアドレス」や「会社名」、「担当者名」、「送信内容」や「添付書類」などを必ず確認した上で、送りましょう。

ビジネスメールの書き方
メールタイトル(件名)

まず、簡潔でありながら、メールの内容がすぐわかる件名にしましょう。
本文を開けなくても用件が分かる工夫が必要です。

書き出し

そして、内容の最初に、誰から誰に送られたメールであるかわかるように明記します。

まずは、相手の会社名・部署名・氏名を書き、1行空けて、挨拶の言葉と自分の名乗り(大学名・学部・学科・学年・氏名)を書きます。

挨拶の言葉

挨拶の言葉は、初めての場合は「はじめまして」または「初めてメールさせていただきます」。
2回目以降は「お世話になります」がビジネス上の挨拶のことばです。

用件

次に用件を書きますが、何を言いたいのかはっきり分かるように書くことが大切です。
ただし、敬語や言い回しには気をつけましょう。


幾つかある場合は「○○につきまして伺いたいことが2点あります。」というように、個数を明記し、箇条書きを使うと分かりやすくなります。

締めの挨拶

最後に挨拶を書きます。
ここで、返信がほしいとか、連絡を待っているとか、相手にどうして欲しいのか、要望があれば書いておきましょう。

署名

内容を全て書き終えたら、署名を最後に付ければ終了です。

署名には大学名・学部・学科・学年・氏名・連絡先のメール・携帯などを記入します。
氏名にはふりがなを書き添えましょう。

メールのテンプレート例
五ツ星食品株式会社 人事部
採用担当 酒井 奈美恵 様

初めまして。
私、〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年の小原 佑季と申します。

4月3日の御社の会社説明会に参加させていただきまして、御社の
○○○につきまして大変興味を持ちました。

是非、採用試験を受けさせていただきたいと思っております。

つきましては、次の2点を確認させていただきたく、メールさせて
いただきました。

1. ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

2. ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

お忙しいところ、お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い
申し上げます。

*******************************
○○大学○○学部○○学科 4年生
小原 佑季(こはら ゆき)

携帯   090-××××-△△△△
E-mail  yuuta.k@000000.ne.jp
携帯mail kohara.y@×××.ne.jp
*******************************

 

 

返信はなるべく早く

メールは受信者の都合でいつ読んでもよいのですが、採用担当者や目上の方に対しては、できるだけ早いうちにメールに返信するよう心がけましょう。


ビジネスにおいては「クイックレスポンス イズ ベスト」と言われています。

 

おわりに

就活に差がつくマナー!会社の採用担当者へメールを送る時の注意点」も活用して、好印象を与えられるよう頑張ってくださいね。
あなたの就職活動を応援しています。

 
 コラムニスト情報
小原 悦子
性別:女性  |   職業:人材育成コンサルタント

幼いころから、日本舞踊と書道を習っていまして、お作法を身につけました。
また、客室乗務員時代は接客・サービス、ビジネスマナーやコミュニケーションスキルを実践的に身につけました。
これらの経験を活かして、1990年から客室乗務員CAや有名企業を目指す方々の就職指導をしています。さらに、企業のビジネスマナーやコミュニケーションの研修・講演も行っています。また、大学院・大学の非常勤講師(秘書学・ビジネスマナーなど)も務めています。
みなさんもマナーでより良い人間関係を築き、楽しい毎日にしていきましょう。

 

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