「報告・連絡・相談(ほうれんそう)」をビジネスで効果的に使う7つのコツ

執筆者: やまだ理沙 職業:マナー講師
ビジネススキルの基本!報告、連絡、相談(ほうれんそう)

こんにちは、マナー講師のやまだ理沙です。


新入社員のころ、最初に上司や先輩から一度は聞かされたであろうフレーズ。
「ほう、れん、そう」は覚えていますか?

 

仕事、人間関係を円滑に

「ほう(報告)、れん(連絡)、そう(相談)」は仕事・人間関係を円滑にします。
また、業務の流れを円滑に、スムーズにします。

 

これがうまくできる人は、信頼されるのではないでしょうか。

そして評価もされることでしょう。

 

これは非常に大切なことで、会社組織での仕事のみならず、地域での役が当たった時や学校のPTAなど、これからも様々なシーンで役立ちます。

 

「報告」「連絡」の重要性

組織の一員として働く場合、責任をもって関係者に「報告」「連絡」をしなければなりません。
勝手に仕事を進めてしまったり、ミスを隠したり、トラブルをごまかしたりしていては、後で取り返しのつかないことになりかねません。

 

一方、これが、きちんとマメに出来ていたら、周囲からも信頼されることでしょう。

「こんなことまでいちいち報告しなくていいや」と勝手に自己判断したり、モタモタして報告・連絡をするタイミングを逃してしまったり、こんなことでは信用を失ってしまいます。

  • 「報告」は過去のこと
  • 「連絡」は未来のこと


「全てが自分と関係している」ということを忘れないでおきたいですね。

また、最近はメールで簡単に済ますことが多くなってきていますが、「口頭」でも、上手に報告・連絡を行い、的確に相手に伝えられるようになりたいものです。

「報告」「連絡」の達人になるポイント
催促される前に自分から!

相手から、「あの件どうなった?」「まだ?」などと催促されたり、聞かれる前に、自分からタイミングよく伝えたいですね。

 

相手から聞かれてから、報告するのでは遅すぎます。

事実をきちんと伝える

最初に事実をきちんと伝えましょう。

事実と違う報告は絶対にいけません。

トラブル、ミスは早めに報告!

トラブルやミス、クレームなど、良くないことは早く伝えます。
ウソやごまかしは、後で結局バレてしまいます。

 

報告が遅れると、かえって問題が大きくなることもありますので、早めに言うようにしましょう。
こじれる前に早い段階で手を打つ方が、より良い解決策や対処法が見つかります。

簡潔に!

電話や文書、口頭でもそうですが、ダラダラ長いと、相手は「何が言いたいの?」となってしまいます。
簡潔に結論を先に伝えた後に、分かりやすく詳細を説明するのが良いでしょう。

マメに伝えること

「こんなことまで言わなくてもいいかな?」といった内容のことでも、自己判断するのではなく、「一応お伝えしておきますが」と加えて、伝えたほうが良いでしょう。


また、「まとめて一気に後で言えばいいや」という態度も良くありません。

忘れて抜けてしまう可能性が高まりますし、報告が遅くなります。

 

「相談」のコツ

仕事をしていく上で、迷ったり分からないことは必ずあります。

 

どうしたらいいのか困った時は「私はこう思うのですがどうでしょうか?」などと、上司や先輩、周りの人に相談してみましょう。

 

独断でやるより効率的

必ず考えやアドバイスをもらえるはずですし、いい方法が見つかるでしょう。

このほうが効率よく仕事をすることができますね。

相談もせずに独断でやってしまうと、間違っていたり、反対の意見の人が出てくる場合もあります。

ですので、悩んだり困った場合は、一人で抱えるのではなく、早めに相談しましょう。

後のお詫びやお礼も忘れずに!

相談をしてアドバイスをもらったり助けてもらったときには、後から相談に乗って貰ったお礼と報告は、必ずするのがマナーですね。

 

おわりに

また、遅刻、早退、欠勤、休暇、そういったことも、必ず連絡しましょう。
自分が不在の時の伝言が必要な場合も、しておくようにしましょう。

 

周囲の人とのコミュニケーションが上手くいくと、仕事がぐんとやりやすくなりますよ。

 
 コラムニスト情報
やまだ理沙
職業:マナー講師

大学卒業後、企業にて秘書、受付業務を経てマナー講師になる。
「貴方のカウンセリングルーム」にてカンファレンススタッフ。

言葉遣い、立ち振る舞い、ビジネスシーンでのマナーをしっかり身につけ、トータルバランスの取れた大人の女性を目指します。

□資格
メンタル心理カウンセラー
上級メンタル心理カウンセラー
秘書検定2級
紅茶コーディネーター

HP  http://www.would0828.webnode.jp/

 

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