「報告・連絡・相談(ほうれんそう)」をビジネスで効果的に使う7つのコツ
こんにちは、マナー講師のやまだ理沙です。
新入社員のころ、最初に上司や先輩から一度は聞かされたであろうフレーズ。
「ほう、れん、そう」は覚えていますか?
「ほう(報告)、れん(連絡)、そう(相談)」は仕事・人間関係を円滑にします。
また、業務の流れを円滑に、スムーズにします。
これがうまくできる人は、信頼されるのではないでしょうか。
そして評価もされることでしょう。
これは非常に大切なことで、会社組織での仕事のみならず、地域での役が当たった時や学校のPTAなど、これからも様々なシーンで役立ちます。
組織の一員として働く場合、責任をもって関係者に「報告」「連絡」をしなければなりません。
勝手に仕事を進めてしまったり、ミスを隠したり、トラブルをごまかしたりしていては、後で取り返しのつかないことになりかねません。
一方、これが、きちんとマメに出来ていたら、周囲からも信頼されることでしょう。
「こんなことまでいちいち報告しなくていいや」と勝手に自己判断したり、モタモタして報告・連絡をするタイミングを逃してしまったり、こんなことでは信用を失ってしまいます。
- 「報告」は過去のこと
- 「連絡」は未来のこと
「全てが自分と関係している」ということを忘れないでおきたいですね。
また、最近はメールで簡単に済ますことが多くなってきていますが、「口頭」でも、上手に報告・連絡を行い、的確に相手に伝えられるようになりたいものです。
相手から、「あの件どうなった?」「まだ?」などと催促されたり、聞かれる前に、自分からタイミングよく伝えたいですね。
相手から聞かれてから、報告するのでは遅すぎます。
最初に事実をきちんと伝えましょう。
事実と違う報告は絶対にいけません。
トラブルやミス、クレームなど、良くないことは早く伝えます。
ウソやごまかしは、後で結局バレてしまいます。
報告が遅れると、かえって問題が大きくなることもありますので、早めに言うようにしましょう。
こじれる前に早い段階で手を打つ方が、より良い解決策や対処法が見つかります。
電話や文書、口頭でもそうですが、ダラダラ長いと、相手は「何が言いたいの?」となってしまいます。
簡潔に結論を先に伝えた後に、分かりやすく詳細を説明するのが良いでしょう。
「こんなことまで言わなくてもいいかな?」といった内容のことでも、自己判断するのではなく、「一応お伝えしておきますが」と加えて、伝えたほうが良いでしょう。
また、「まとめて一気に後で言えばいいや」という態度も良くありません。
忘れて抜けてしまう可能性が高まりますし、報告が遅くなります。
仕事をしていく上で、迷ったり分からないことは必ずあります。
どうしたらいいのか困った時は「私はこう思うのですがどうでしょうか?」などと、上司や先輩、周りの人に相談してみましょう。
必ず考えやアドバイスをもらえるはずですし、いい方法が見つかるでしょう。
このほうが効率よく仕事をすることができますね。
相談もせずに独断でやってしまうと、間違っていたり、反対の意見の人が出てくる場合もあります。
ですので、悩んだり困った場合は、一人で抱えるのではなく、早めに相談しましょう。
相談をしてアドバイスをもらったり助けてもらったときには、後から相談に乗って貰ったお礼と報告は、必ずするのがマナーですね。
また、遅刻、早退、欠勤、休暇、そういったことも、必ず連絡しましょう。
自分が不在の時の伝言が必要な場合も、しておくようにしましょう。
周囲の人とのコミュニケーションが上手くいくと、仕事がぐんとやりやすくなりますよ。
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